Zahlreiche Betriebe nutzen die Zeit der Besinnlichkeit und ordnen unter Einhaltung einer angemessenen Ankündigungsfrist für die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr Betriebsferien an. Die Betriebe werden entweder geschlossen oder mit einer Notbesetzung „am Laufen“ gehalten. Die Mitarbeiter können sich erholen und starten fit in das neue Jahr.
Unabhängig von anderen Sonderzahlungen hat der Arbeitgeber nun die Möglichkeit seine Arbeitnehmer für den Zeitraum des Kurzurlaubs mit der sogenannten Erholungsbeihilfe zu beglücken.
Erholungsbeihilfen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer und seine Familienangehörigen gehören grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG hat der Arbeitgeber jedoch die Möglichkeit, die Erholungsbeihilfen pauschal mit 25% zu besteuern, wenn die Beihilfen im Kalenderjahr die Freigrenzen von 156 € für den Arbeitnehmer, 104 € für den Ehegatten und 52 € für jedes Kind nicht übersteigen.
Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden. Ob der Arbeitnehmer verreist oder seinen Urlaub zu Hause verbringt spielt dabei keine Rolle. Die Pauschalierung ist nicht davon abhängig, dass die Erholungsbeihilfen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden, sondern kann auch über eine Barlohnumwandlung erfolgen.
Beispiel:
Der Mitarbeiter Uwe Fleiß ist verheiratet und hat drei Kinder. Den vom Arbeitgeber Hans Klug angeordneten Betriebsurlaub vom 25.12.2017 bis 29.12.2017 verlängert er mit Erlaubnis seines Arbeitgebers bis zum 05.01.2018. Uwe Fleiß erhält ein monatliches Bruttoentgelt in Höhe von 3.000 €.
Hans Klug hat unter anderem folgende Optionen:
- Er zahlt seinem Mitarbeiter im Dezember 2017 eine steuer- und sozialversicherungsfreie Erholungsbeihilfe von max. 416 € (156 € (Arbeitnehmer) + 104 € (Ehegatte) + 3 x 52 € (Kinder))
- Er zahlt seinem Mitarbeiter im Dezember 2017 eine steuer- und sozialversicherungsfreie Erholungsbeihilfe in Höhe von max. 416 € und zusätzlich 416 € für den Abrechnungszeitraum Januar 2018.
- Er spricht mit seinem Arbeitnehmer und sie verständigen sich für die oben genannten Beträge auf eine Barlohnumwandlung. Insgesamt sparen Fleiß und Klug Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von ca. 40% von 832 € = 332,80 €. Die auf 832 € entfallende individuelle persönliche Einkommensteuer abzüglich der pauschalen Lohnsteuer von 25% käme als zusätzliche Ersparnis zu hinzu.
Tipp:
Denken Sie insbesondere bei Ehegattenarbeitsverhältnissen an die Option, ohnehin geschuldeten Arbeitslohn über die Barlohnumwandlung steuer- und sozialversicherungsfrei zu gestalten. Sofern der individuelle Grenzsteuersatz der Ehegatten über 25% liegt, erfüllt eine Barlohnumwandlung in der Regel stets ihren Zweck.
Achtung:
Für die Lohnzahlungen gilt das Zufluss-/Abflussprinzip. Der Arbeitgeber hat bei jahresübergreifenden Zeiträumen (vgl. Beispiel) darauf zu achten, dass eventuell geleistete Zahlungen gesplittet abgerechnet und ausgezahlt werden.
Hinweis:
Der BFH hat entschieden, dass nur dann davon ausgegangen werden kann, dass der Arbeitnehmer die Erholungsbeihilfe zu Erholungszwecken verwendet, wenn der Arbeitgeber über die Verwendung der Mittel tatsächlich Kenntnis erlangt.[1] Die Finanzverwaltung wendet das Urteil nur dann an, wenn zwischen der Gewährung der Erholungsbeihilfe und der Inanspruchnahme der Erholungsmaßnahme kein zeitlicher Zusammenhang besteht.[2][3] Das mit der Sicherstellung der tatsächlichen Verwendung der Beihilfe verbundene Mindestmaß an Vergewisserung über den Erholungszweck wird daher nicht erreicht, wenn die Erholungsbeihilfe durchlaufend monatlich als pauschale Zahlung erbracht wird.
[1] BFH-Urteil vom 19.09.2012 – VI R 55/11, BStBl- 2013-II-0398
[2] R 40.2 Abs. 3 Satz 3 und 4 LStR 2015
[3] Frotscher/Geurts, EStG § 40 Pauschalierung der Lohnsteuer in besonderen Fällen, Rz. 30